บริษัทจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ ตัวช่วยลดความวุ่นวายในออฟฟิศ
ถ้าเริ่มรู้สึกว่าโต๊ะทำงานเริ่มกลายเป็นภูเขากองกระดาษ การมองหา บริษัทจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ ดีๆ สักที่อาจจะเป็นทางออกที่คุณกำลังต้องการอยู่ก็ได้ครับ เพราะในยุคที่ทุกอย่างดูเหมือนจะกลายเป็นดิจิทัลไปหมดแล้ว แต่เชื่อไหมว่าหลายๆ บริษัทยังมีแฟ้มเอกสารวางเรียงรายเต็มตู้ไปหมด บางอย่างก็ทิ้งไม่ได้เพราะกฎหมายบังคับให้เก็บไว้หลายปี แต่จะให้เก็บไว้ที่ออฟฟิศอย่างเดียว พื้นที่ก็คงไม่พอ แถมเวลาจะหาทีนึงก็นึกว่าไปขุดสมบัติ จริงๆ แล้วการจัดการเอกสารไม่ใช่แค่เรื่องของการเอาของไปฝากไว้ในห้องมืดๆ แต่มันคือการทำให้ระบบหลังบ้านของธุรกิจคุณลื่นไหลขึ้นครับ วันนี้เราจะมาคุยกันแบบสบายๆ ว่าทำไมบริการนี้ถึงกลายเป็นเรื่องจำเป็น และถ้าจะเลือกใช้บริการสักที่ เราควรดูอะไรบ้างเพื่อให้คุ้มค่าที่สุด ทำไมเราถึงต้องพึ่งพาบริษัทจัดการเอกสาร? ลองนึกภาพดูนะครับว่า ถ้าคุณต้องเช่าออฟฟิศย่านใจกลางเมือง ตารางเมตรละหลายร้อยหรือเป็นพันบาท แต่คุณกลับต้องสละพื้นที่ส่วนหนึ่งไปให้ "ตู้เก็บเอกสาร" ที่นานๆ จะเปิดดูสักครั้ง มันดูเป็นการลงทุนที่ไม่ค่อยคุ้มเท่าไหร่ใช่ไหมครับ? การจ้าง บริษัทจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ จะช่วยเปลี่ยนพื้นที่ราคาแพงเหล่านั้นให้กลายเป็นที่นั่งทำงานของพนักงาน หรือห้องประชุมเก๋ๆ แทนได้ทันที นอกจากเรื่องพื้นที่แล้ว เรื่อง "ความปลอดภัย" ก็สำคัญไม่แพ้กันครับ เอกสารหลายอย่างมีข้อมูลส่วนตัวลูกค้า ข้อมูลความลับของบริษัท หรือเอกสารทางบัญชีที่ถ้าหลุดไปหรือหายขึ้นมาล่ะก็ เรื่องใหญ่แน่นอน บริษัทมืออาชีพเขาจะมีระบบจัดเก็บที่มีการควบคุมอุณหภูมิ มีระบบป้องกันไฟไหม้ และมีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยคอยดูแลตลอด 24 ชั่วโมง ซึ่งมาตรฐานแบบนี้ถ้าจะทำเองในออฟฟิศ บอกเลยว่าใช้เงินมหาศาลครับ การจัดการเอกสารในยุค PDPA เดี๋ยวนี้มีเรื่องกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย ยิ่งทำให้การจัดการเอกสารแบบเดิมๆ (ที่อาจจะวางทิ้งไว้บนโต๊ะ หรือใส่ลังกระดาษธรรมดาๆ) กลายเป็นความเสี่ยงครับ การเลือกใช้มืออาชีพเข้ามาดูแลจะช่วยลดความเสี่ยงตรงนี้ได้เยอะ เพราะเขามีระบบการบันทึกว่าใครเข้าถึงเอกสารชิ้นไหนบ้าง และมีขั้นตอนการทำลายเอกสารที่ถูกต้องตามมาตรฐานเมื่อถึงเวลาที่ต้องทำลาย บริการหลักๆ ที่คุณจะได้รับมีอะไรบ้าง? หลายคนอาจจะคิดว่า บริษัทจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ มีแค่บริการรับฝากกล่องเอกสารเท่านั้น แต่จริงๆ แล้วเขามีบริการที่ครอบคลุมกว่านั้นเยอะครับ เพื่อให้ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ที่อยากจะเปลี่ยนผ่านไปสู่ระบบไร้กระดาษ (Paperless) ...