ถ้าเริ่มรู้สึกว่าโต๊ะทำงานเริ่มกลายเป็นภูเขากองกระดาษ การมองหา บริษัทจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ ดีๆ สักที่อาจจะเป็นทางออกที่คุณกำลังต้องการอยู่ก็ได้ครับ เพราะในยุคที่ทุกอย่างดูเหมือนจะกลายเป็นดิจิทัลไปหมดแล้ว แต่เชื่อไหมว่าหลายๆ บริษัทยังมีแฟ้มเอกสารวางเรียงรายเต็มตู้ไปหมด บางอย่างก็ทิ้งไม่ได้เพราะกฎหมายบังคับให้เก็บไว้หลายปี แต่จะให้เก็บไว้ที่ออฟฟิศอย่างเดียว พื้นที่ก็คงไม่พอ แถมเวลาจะหาทีนึงก็นึกว่าไปขุดสมบัติ
จริงๆ แล้วการจัดการเอกสารไม่ใช่แค่เรื่องของการเอาของไปฝากไว้ในห้องมืดๆ แต่มันคือการทำให้ระบบหลังบ้านของธุรกิจคุณลื่นไหลขึ้นครับ วันนี้เราจะมาคุยกันแบบสบายๆ ว่าทำไมบริการนี้ถึงกลายเป็นเรื่องจำเป็น และถ้าจะเลือกใช้บริการสักที่ เราควรดูอะไรบ้างเพื่อให้คุ้มค่าที่สุด
ทำไมเราถึงต้องพึ่งพาบริษัทจัดการเอกสาร?
ลองนึกภาพดูนะครับว่า ถ้าคุณต้องเช่าออฟฟิศย่านใจกลางเมือง ตารางเมตรละหลายร้อยหรือเป็นพันบาท แต่คุณกลับต้องสละพื้นที่ส่วนหนึ่งไปให้ "ตู้เก็บเอกสาร" ที่นานๆ จะเปิดดูสักครั้ง มันดูเป็นการลงทุนที่ไม่ค่อยคุ้มเท่าไหร่ใช่ไหมครับ? การจ้าง บริษัทจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ จะช่วยเปลี่ยนพื้นที่ราคาแพงเหล่านั้นให้กลายเป็นที่นั่งทำงานของพนักงาน หรือห้องประชุมเก๋ๆ แทนได้ทันที
นอกจากเรื่องพื้นที่แล้ว เรื่อง "ความปลอดภัย" ก็สำคัญไม่แพ้กันครับ เอกสารหลายอย่างมีข้อมูลส่วนตัวลูกค้า ข้อมูลความลับของบริษัท หรือเอกสารทางบัญชีที่ถ้าหลุดไปหรือหายขึ้นมาล่ะก็ เรื่องใหญ่แน่นอน บริษัทมืออาชีพเขาจะมีระบบจัดเก็บที่มีการควบคุมอุณหภูมิ มีระบบป้องกันไฟไหม้ และมีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยคอยดูแลตลอด 24 ชั่วโมง ซึ่งมาตรฐานแบบนี้ถ้าจะทำเองในออฟฟิศ บอกเลยว่าใช้เงินมหาศาลครับ
การจัดการเอกสารในยุค PDPA
เดี๋ยวนี้มีเรื่องกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ PDPA เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย ยิ่งทำให้การจัดการเอกสารแบบเดิมๆ (ที่อาจจะวางทิ้งไว้บนโต๊ะ หรือใส่ลังกระดาษธรรมดาๆ) กลายเป็นความเสี่ยงครับ การเลือกใช้มืออาชีพเข้ามาดูแลจะช่วยลดความเสี่ยงตรงนี้ได้เยอะ เพราะเขามีระบบการบันทึกว่าใครเข้าถึงเอกสารชิ้นไหนบ้าง และมีขั้นตอนการทำลายเอกสารที่ถูกต้องตามมาตรฐานเมื่อถึงเวลาที่ต้องทำลาย
บริการหลักๆ ที่คุณจะได้รับมีอะไรบ้าง?
หลายคนอาจจะคิดว่า บริษัทจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ มีแค่บริการรับฝากกล่องเอกสารเท่านั้น แต่จริงๆ แล้วเขามีบริการที่ครอบคลุมกว่านั้นเยอะครับ เพื่อให้ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ที่อยากจะเปลี่ยนผ่านไปสู่ระบบไร้กระดาษ (Paperless)
1. บริการรับฝากและบริหารจัดการเอกสาร (Document Storage)
อันนี้คือเบสิกที่สุดครับ เขาจะเอากล่องมาให้เราแพ็ก หรือจะให้เขาส่งคนมาช่วยแพ็กก็ได้ จากนั้นเขาก็จะบาร์โค้ดติดไว้ที่กล่องและแฟ้มทุกเล่ม ทำให้เราเช็คได้ตลอดเวลาว่าเอกสารชิ้นไหนอยู่ที่ไหน ถ้าวันดีคืนดีอยากใช้เอกสารตัวจริง ก็แค่กดสั่งผ่านระบบ เดี๋ยวเขาก็ขับรถเอามาส่งให้ถึงหน้าออฟฟิศเลย
2. บริการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล (Document Scanning)
ถ้าคุณไม่อยากรอให้เขาขับรถมาส่งเอกสาร การทำ Scanning ก็เป็นทางเลือกที่ดีมากครับ เขาจะสแกนเอกสารสำคัญของคุณให้กลายเป็นไฟล์ PDF หรือไฟล์ภาพ แล้วจัดหมวดหมู่ให้ค้นหาง่ายๆ บนคอมพิวเตอร์ ทีนี้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนบนโลก แค่มีอินเทอร์เน็ตคุณก็เปิดดูสัญญาหรือใบแจ้งหนี้ได้ทันที ไม่ต้องรื้อลิ้นชักให้ฝุ่นตลบอีกต่อไป
3. บริการทำลายเอกสารอย่างปลอดภัย (Secure Destruction)
เอกสารบางอย่างพอหมดอายุความตามกฎหมายแล้ว เราจะเอาไปขายซาเล้งหรือใส่เครื่องย่อยกระดาษเล็กๆ ในออฟฟิศก็อาจจะไม่ปลอดภัยพอครับ บริษัทจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ จะมีเครื่องทำลายเอกสารขนาดใหญ่ที่ย่อยกระดาษจนไม่เหลือซาก แถมยังมีใบรับรอง (Certificate of Destruction) ให้เราเก็บไว้เป็นหลักฐานด้วยว่าเราได้ทำลายข้อมูลอย่างถูกต้องแล้ว
เลือกบริษัทจัดการเอกสารอย่างไรไม่ให้พลาด?
เมื่อมีตัวเลือกในตลาดเยอะพอสมควร การจะตัดสินใจเลือกเจ้าไหนสักเจ้าก็ต้องมีเกณฑ์กันหน่อยครับ อย่ามองแค่เรื่องราคาถูกที่สุดอย่างเดียว เพราะนี่คือความลับของธุรกิจคุณเลยนะ
- ความน่าเชื่อถือและประสบการณ์: ลองดูว่าเขามีลูกค้าเจ้าใหญ่ๆ บ้างไหม มีประวัติการทำงานเป็นยังไง เพราะประสบการณ์จะบอกได้ว่าเขามีวิธีจัดการกับปัญหาเฉพาะหน้าได้ดีแค่ไหน
- ระบบรักษาความปลอดภัย: ตรวจสอบดูว่าโกดังเก็บเอกสารของเขามีระบบป้องกันอะไรบ้าง กล้องวงจรปิดครอบคลุมไหม มีระบบป้องกันอัคคีภัยแบบไหน และมีการจำกัดการเข้าออกของพนักงานอย่างไร
- เทคโนโลยีที่ใช้: เว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันที่เขาให้เราใช้สั่งงาน ค้นหาเอกสาร ใช้งานง่ายไหม? ระบบการค้นหาเป็นยังไง? เพราะถ้าหน้าตาดูเหมือนโปรแกรมสมัย 20 ปีที่แล้ว การใช้งานจริงอาจจะทำให้คุณปวดหัวได้ครับ
- ความรวดเร็วในการจัดส่ง: ถ้าวันนี้คุณมีเคสด่วนต้องใช้เอกสารตัวจริงไปยื่นสรรพากรหรือขึ้นศาล เขาใช้เวลาส่งนานแค่ไหน? บางเจ้ามีบริการส่งด่วนภายในไม่กี่ชั่วโมง ซึ่งจุดนี้สำคัญมากในสถานการณ์ฉุกเฉิน
ค่าใช้จ่ายที่คุณต้องเตรียมรับมือ
แน่นอนว่าของฟรีไม่มีในโลกครับ การใช้บริการ บริษัทจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ ย่อมมีค่าใช้จ่าย แต่ถ้ามองในระยะยาว มันคือการลงทุนเพื่อความสบายใจและประสิทธิภาพในการทำงาน โดยทั่วไปค่าใช้จ่ายจะแบ่งเป็นก้อนๆ ดังนี้ครับ:
- ค่าฝากรายเดือน: คิดตามจำนวนกล่องที่คุณฝาก ยิ่งเยอะราคาต่อกล่องก็อาจจะถูกลง
- ค่ายกและขนย้าย: เวลาเขาเอารถมารับหรือมาส่งเอกสาร เขาก็จะคิดค่าบริการเป็นรายครั้งหรือตามระยะทาง
- ค่าบริการจัดการ (Handling Fee): เวลาเราสั่งให้เขาไปค้นหาเอกสารชิ้นหนึ่งออกมาจากกล่อง เขาก็จะมีค่าดำเนินการนิดหน่อยครับ
- ค่าสแกนหรือทำลายเอกสาร: อันนี้เป็นโปรเจกต์ๆ ไปครับ คิดตามจำนวนแผ่นหรือน้ำหนักกระดาษ
ถ้าเทียบค่าใช้จ่ายพวกนี้กับค่าเช่าที่ทำงาน ค่าจ้างพนักงานมานั่งเรียงเอกสาร และความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหาย ผมว่าการจ้างมืออาชีพเป็นตัวเลือกที่ประหยัดกว่าเห็นๆ ครับ
เปลี่ยนออฟฟิศให้เป็น Smart Office ด้วยการจัดการเอกสารที่ดี
การเริ่มต้นร่วมงานกับ บริษัทจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ มักจะเป็นก้าวแรกของการทำ Digital Transformation ของหลายๆ บริษัทเลยนะครับ เพราะมันทำให้เราเห็นภาพชัดเจนว่าเอกสารไหนจำเป็น เอกสารไหนไม่จำเป็น และช่วยให้เราเซตระบบการทำงานใหม่ให้เป็นระเบียบมากขึ้น
ลองจินตนาการถึงเช้าวันจันทร์ที่คุณเดินเข้าออฟฟิศมาแล้วเจอโต๊ะที่โล่งสะอาดตา ไม่มีกองแฟ้มวางระเกะระกะ ทุกอย่างถูกจัดเก็บไว้อย่างดีในคลาวด์หรือในโกดังที่ปลอดภัย เวลาเจ้านายขอเรียกดูสัญญาเมื่อ 5 ปีที่แล้ว คุณก็แค่พิมพ์คีย์เวิร์ดลงในระบบแล้วเจอไฟล์ทันทีภายใน 30 วินาที ชีวิตดีขึ้นเยอะเลยใช่ไหมครับ?
สุดท้ายนี้ การเลือก บริษัทจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ ที่ใช่ ไม่ใช่แค่การหาที่วางกล่องกระดาษ แต่คือการหา "พาร์ทเนอร์" ที่จะมาช่วยดูแลความปลอดภัยของข้อมูลบริษัท และช่วยให้คุณโฟกัสกับงานหลักของธุรกิจได้เต็มที่โดยไม่ต้องกังวลเรื่องงานหลังบ้านครับ ถ้าใครกำลังลังเลอยู่ ลองเริ่มจากการสำรวจดูว่าตอนนี้ออฟฟิศคุณเสียพื้นที่ไปกับกระดาษมากแค่ไหน แล้วคุณจะได้คำตอบเองว่าถึงเวลาต้องขยับขยายแล้วหรือยัง!